שלום רב לכולם,
אני מבקשת להביא לתשומת לבכם כמה עניינים חשובים, בחלקם מנהליים-לוגיסטיים, הנחוצים לטיוב העבודה בין כולנו, ובין המשתפים לאנשי הסגל.
לטובת זאת אבקש ממדריכי הצוותים להעביר את הדברים הרלבנטים למשתתפים, כל אחד בצוותו, בצורה מותאמת.
1.
בכל הנוגע לפג"ם, יש לחדד למשתתפים, שענת חן לרשותם כבר בשלב זה לטובת
חיפוש מקורות וחומרי קריאה בלבד. לאחר גיבוש הצעת מחקר אל מול המנחה האקדמי, הם יכולים להעביר טיוטה של הצעת המחקר לאורנה לטובת טיוב ההצעה בהיבט הכתיבה טרם הגשתה לוועדת הפג"ם לאישור (החוברת של כללי הכתיבה תחולק השבוע).
2. תפקידה העיקרי של מידענית מב"ל הינו לסייע למשתתפים, ולסגל, בחיפוש מקורות. כמו כן היא אחראית על הפקת חומרי הקריאה השבועיים. אין זה מתפקידה לצלם מסמכים לכל מטרה אחרת. היא כן יכולה לסייע, על בסיס זמן פנוי שלה ולא בעדיפות ראשונה, בהפקת מוצרים אחרים.
3. בנוגע להפקת חומרי הקריאה השבועיים, אני מבקשת לחדד שכל מדריך המלווה קורס אחראי על קבלה מראש מהמרצה את הסילבוס וחומרי הקריאה. חומרי קריאה מחולקים בשתי צורות: באתר מב"ל (באחריות המדריכים להעלותם לאתר), ובקשיח בתאים של המשתתפים (בקורסים שמתקיימים במליאה, בימי רביעי בשבוע שקודם לשיעור). יש להעביר את החומרים שמתקבלים מהמרצה לענת שבועיים לפני מועד החלוקה המבוקש (חומרים שיועברו בזמן קצר מכך לא יחולקו בקשיח). ככלל, אני מבקשת להימנע משליחת חומרי קריאה בוואטסאפ.
4. ניתן להיעזר במזכירות המשתתפים לצורך שכפול מסמכים למטרות שונות (סגל ומשתתפים). קיים טופס יעודי, אותו יש לשלוח למייל של מזכירות המשתתפים, ובאמצעותו ניתן, למשל, לציין בכמה עותקים מבקשים לקבל מסמך מסוים. לא כל עבודת שכפול נעשית בהוצל"א (וענת אינה אחראית על ההוצל"א). מרבית השכפולים יכולים להיעשות במכונת הצילום של מב"ל, שיש לה גם יכולת צילום בצבע.
5. דנה שרגא היא הקצינה האחראית מטעם הסגל על מזכירות המשתתפים, ויש לפנות אליה במידת הצורך בכל דבר וענין שנוגע לעבודתן.
6. אני מזכירה לכלל הסגל שניתן להסתייע גם בעמית, חיילת לשכת המד"רית. במידה ומדובר בסיוע שדורש זמן חריג, אבקש ליידע ולתאם עמי מראש.
7. אני מבקשת שהמשתתפים ימנעו מפניה לאנשי סגל בענייני עבודה במהלך הסופ"ש (משאירה למדריכים כמובן להחליט לגבי עצמם והצוותים שלהם). אנחנו מצידנו צריכים להקפיד לא להעלות לקבוצה הכללית נושאי עבודה במהלך השבת.
8. בכל הנוגע לתרגומים למיניהם, אני מבקשת שמעתה תפנו ישירות לגל ותשאירו לה לנהל את המדור, כולל תיעדוף עבודות התרגומים בתאום עם מתן ועמי. יש להבהיר למשתתפים שמובילים סיורים שהסגל מקבל את ההחלטה הסופית מה יתורגם, ואין לפנות ישירות לחיילים ולהנחות אותם מה ואיך יש לתרגם. גם הם צריכים לעבוד ישירות מול גל.
9. לבסוף, לא יזיק לומר תודה על שירותים שמתקבלים מאנשי הסגל ואף מהחיילים. זה גם חלק מהתנהלות של בכירים.
תודה מראש על שיתוף הפעולה של כולם,
מירב